Положение об архиве

Настоящее Положение разработано в соответствии с примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. № 42 и на основании Устава Колледжа.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.  В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящим Положением и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ГБПОУ РО  «Красносулинский колледж промышленных технологий» (далее - Колледж) создается Архив.

1.2. Архив Колледжа в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007 г., № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010 г., № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013 г., № 7, ст. 611; 2014 г., № 40, ст. 5320; 2015 г., № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017 г., № 25, ст. 3596;                2018 г., № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.

1.3. Документы  временных (свыше 10 лет) сроков хранения Колледжа, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в ГКУ «Государственный архив Ростовской области».

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Законом об архивном деле в Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ сроков, хранятся в колледже.

1.4. Колледж обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного Фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образующихся в его деятельности, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный  архив, источником комплектования которого выступает Колледж.

1.5. Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Ростовской области «Красносулинский колледж промышленных технологий» обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.6. Функции ведения архива колледжа возлагаются на архивариуса, который находится в непосредственном подчинении отдела кадров.

1.7. Положение об архиве Колледжа утверждается директором образовательной организации по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области.

1.8. Архив колледжа работает по планам, утвержденным руководством, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.9.  Контроль за деятельностью архива осуществляется руководством колледжа.

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

В архив поступают:

2.1.  Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности Колледжа, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2. Документы постоянного хранения и по личному составу организаций - предшественников.
3. Справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива Колледжа.

3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

3.1. Основными задачами архива являются:

1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
2. Комплектование Архива Колледжа документами, образовавшимися в деятельности образовательной организации.

3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве Колледжа.
4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве Колледжа.
5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение  в ГКУ «Государственный архив Ростовской области».
6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в Колледже  и своевременной передачей их в Архив образовательной организации.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Колледжа, в соответствии с утвержденным графиком.
2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве Колледжа.
3.   Представляет в «Государственный архивом Ростовской области» учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Колледжа  документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив Колледжа, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности образовательной организации.
5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Колледжа описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссией Комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК Комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области, в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК Комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области, в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение директору Колледжа описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК Комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области  в случае наделения его соответствующими полномочиями.

6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГКУ «Государственный архив Ростовской области».
7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Колледжа в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве Колледжа.
9. Организует информирование руководства и работников Колледжа о составе и содержании документов Архива.
10.   Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
11. Организует выдачу документов и дел для работы во временное пользование.
12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.
13. Ведет учет использования документов Архива колледжа.
14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.
15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива.
16. Осуществляет контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях Архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
17. Участвует в разработке документов Колледжа по вопросам архивного дела и делопроизводства.
18. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства колледжа в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам Колледжа в подготовке документов к передаче в Архив.

4. ПРАВА АРХИВА

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

1.  Представлять директору Колледжа предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве.
2. Давать рекомендации структурным подразделениям Колледжа по вопросам, относящимся к компетенции Архива.
3. Получать поступающие в Колледж документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе

4.4.  Информировать структурные подразделения Колледжа о необходимости передачи документов в Архив в соответствии с утвержденным графиком.

4.5. Запрашивать и получать от руководства Колледжа и его структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на Архив задач и функций.

4.6. Требовать от сотрудников Колледжа своевременного возврата документов, полученных в Архиве на временное пользование, объяснений по поводу невозврата, порчи документов.

4.7. Принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК Комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области.