МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ   ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ «Красносулинский колледж промышленных технологий»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел преподавателей, сотрудников и обучающихся

ГБПОУ РО «ККПТ»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Красный Сулин

2019 г.

 

1. Общие положения

1.1. Данный документ является локальным нормативным актом ГБПОУ РО «Красносулинский колледж промышленных технологий» и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел преподавателей и сотрудников учебного заведения.

1.2. Ведение личных дел работников колледжа осуществляется специалистом по кадровой работе в соответствии с инструкцией по делопроизводству в образовательных учреждениях, а также с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле» в Российской Федерации (с изменениями и дополнениями);

• Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», Федеральным законом «О персональных данных»,
• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов;
• Трудовым кодексом Российской Федерации;
• Инструкцией по делопроизводству;
• Федеральным законом от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;
• Уставом ГБПОУ РО «ККПТ».

1.3. Директор колледжа назначает лиц, ответственных за ведение и сохранность личных дел работников, а также уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных работников.

1.4. Персональные данные, внесенные в личные дела работников, иные сведения, содержащиеся в личных делах работников, относятся к сведениям конфиденциального характера.

1.5. Ведение нескольких личных дел на одного работника не допускается.

 

2. Обязанности специалиста по кадровой работе при ведении личных дел

 

2.1. В обязанности специалиста по кадровой работе, осуществляющей ведение личных дел, входит:

• Приобщение документов, указанных в п.4.3 и 4.4 данной инструкции, к личным делам работников;
• Обеспечение сохранности личных дел;
• Обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников;
• Ознакомление работника с материалами дела работника в порядке, установленном действующим законодательтвом.

2.2. Сотрудники, уполномоченные на ведение личных дел, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел работников колледжа, установленного действующим законодательством Российской Федерации.

3. Оформление и регистрация личных дел:

3.1. Личное дело работника формируется после издания приказа о назначении на должность и ведется на протяжении всего периода работы.

3.2. Личные дела работников подлежат регистрации в книге учета личных дел работников. Книга учета личных дел работников должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписью руководителя.

3.3. Все документы личного дела брошюруются и помещаются в обложку личного дела, оформляются в соответствии с инструкцией по делопроизводству. На документы личного дела работника составляется внутренняя опись документов личного дела. Номер личного дела на обложке указывается в соответствии с его регистрационным номером по книге учета личных дел.

 

4. Документы, включаемые в личное дело сотрудника колледжа:

4.1.В личное дело сотрудника включаются его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на работу в колледж и увольнением с работы.

4.2.Первоначально личное дело сотрудника колледжа формируется из документов, предъявленных гражданином при поступлении на работу; впоследствии к личному делу работника приобщаются иные документы, отражающие работу, в соответствии с положением.

 

 

4.3. При первоначальном формировании личного дела работника в него включаются документы в следующей последовательности:

 

• Собственноручно заполненный и подписанный работником личный листок по учету кадров, установленный действующим законодательством Российской федерации;
• Личная карточка работника форма № Т-2;
• Письменное согласие работника на предоставление персональных данных для дальнейшей их обработки;
• Фотографии;
• Копия документов об образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке;
• Копия решений о награждениях работника государственными наградами, присвоение работнику почетных званий и т.д.;
• Письменное заявление о поступлении на работу и назначении на должность;
• Копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
• Экземпляр трудового договора;
• Экземпляр договора о материальной ответственности (для материально-ответственных лиц);
• Копия паспорта;
• Справка (сведения о судимости);
• ИНН;
• СНИЛС.

4.4. В процессе к личному делу работника приобщаются следующие документы в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления:

• Копии документов о дополнительно полученном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке;
• Копии решений о награждении сотрудника государственными наградами;
• Аттестационный лист сотрудника, прошедшего аттестацию;
• Письменные заявления сотрудника о переводе, перемещении на иную должность, о временном замещении им иной должности;
• Выписки из приказов о назначении, переводе сотрудника на иную должность, о временном замещении им иной должности;
• Экземпляры дополнительных соглашений;
• Заявления и выписки из приказов о предоставлении декретного отпуска, отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
• Копии актов о поощрении работника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания, его снятии или отмены;
• Письменное заявление работника об освобождении от занимаемой должности или увольнении;
• Выписка из приказа об освобождении сотрудника от занимаемой должности или увольнении;
• Другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

4.5. К личному делу не приобщаются:

• Документы, содержание которых носит временный характер.

5. Порядок хранения личных дел работников колледжа

5.1. Личные дела работников хранятся в отделе кадров в специально оборудованных шкафах. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения либо несанкционированного использования.

5.2. Личные дела работников хранятся в отделе кадров один год, после чего передаются по описи в архив.

5.3. Личное дело работника колледжа не выдается на руки работнику во временное пользование.

5.4. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации работник имеет право на получение копии любого документа, содержащегося в его личном деле. Копия документов должна быть заверена надлежащим образом и передана работнику лично.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся ГБПОУ РО «Красносулинский колледж промышленных технологий»

 

1. Общие положения

1.1. Данный документ является локальным нормативным актом ГБПОУ РО «ККПТ» и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел обучающихся колледжа.

1.2. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся разработана в соответствии с законами, нормативными актами Российской Федерации и локальными нормативными актами колледжа:

• Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями);
• Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
• Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле» в Российской Федерации (с изменениями и дополнениями);
• Порядком приема в ГБПОУ РО «ККПТ»;
• Уставом колледжа;
• Положением о приемной комиссии;
• Инструкцией по делопроизводству колледжа.

1.3. Информация личного дела обучающегося относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.4. Ответственность за соблюдение установленных инструкцией требований в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

1.5. Контроль над исполнением настоящей инструкции возлагается на специалиста по кадровой работе, ответственного секретаря приемной комиссии, классных руководителей.

 

2.Формирование личных дел обучающихся

2.1. Личное дело абитуриента оформляется в приемной комиссии в соответствии с действующими правилами приема и положением о приемной комиссии.

2.2. Ответственность за формирование личных дел абитуриентов возлагается на ответственного секретаря приемной комиссии (в дальнейшем на классного руководителя).

2.3. Личные дела зачисленных абитуриентов приемная комиссия передает по акту в отдел кадров не позднее, чем за 10 дней до начала учебного года для их дальнейшего ведения.

2.4. К моменту передачи личного дела из приемной комиссии в отдел кадров оно должно содержать следующие обязательные документы:

• Копия паспорта;
• Заявление о приеме;
• Выписка из приказа о зачислении;
• Документ об образовании государственного образца (подлинник);
• Документ об образовании государственного образца (копия);
• Фотография;
• Медицинская справка формы 0-86-у;
• Договор об оплате обучения (для поступающих на платной основе);
• Копия документа, подтверждающая право на льготное поступление;
• Расписка о приеме документов.

2.5. При зачислении обучающегося на первый или последующие курсы для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другого учебного заведения, прилагается академическая справка, выданная учебным заведением, в котором обучался обучающийся, выписка из приказа об отчислении из другого учебного заведения, заверенная в установленном порядке.

2.6. Личные дела (с копиями документов) незачисленных абитуриентов хранятся в приемной комиссии шесть месяцев, а затем уничтожаются в установленном порядке. Подлинники невостребованных документов об образовании после изъятия из личных дел передаются по описи на хранение в архив колледжа. 

 

3.Ведение личных дел в период обучения

3.1. Ответственность за ведение личных дел обучающихся возлагается на специалиста по кадровой работе.

3.2. На основании приказа, о зачислении обучающегося выдаются студенческий билет и зачетная книжка, которые должны иметь единый порядковый номер. При переводе обучающегося внутри колледжа, смене фамилии и других изменениях учащемуся сохраняется зачетная книжка, в которую вносятся исправления, заверенные подписью директора и печатью, и выдается новый студенческий билет.

3.3. В личное дело обучающегося подшиваются:

• Личная карточка обучающегося;
• Выписки из приказов по данному учащемуся о зачислении, переводе, предоставлении академического отпуска, поощрении и взыскании и т.п. за весь период обучения;
• Подлинники личных заявлений, справок и др. документов за весь период обучения;
• Характеристика;
• Другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

Личные заявления должны иметь резолюцию директора колледжа.

3.4. При восстановлении обучающегося продолжается ведение личного дела, сформированного ранее.

3.5. При отчислении из колледжа в личное дело вносятся:

• Выписка из приказа о допуске к защите дипломного проекта;
• Выписка из приказа об отчислении;
• Личная карточка учащегося;
• Студенческий билет и зачетная книжка;
• Копия документа об образовании, полученного в колледже;
• Копия документов об образовании, предоставленного обучающегося на момент поступления в колледж;
• Обходной лист;
• Внутренняя опись документов.

3.6. В случае утраты/порчи личного дела специалист по кадровой работе составляет акт об утере/порче личного дела и формирует новое личное дело.

 

4.Хранение личных дел

4.1. В период поступления и обучения личное дело хранится в отдельном шкафу помещения соответствующего структурного подразделения. Доступ к личным делам имеет только работник, отвечающий за ведение и хранение личных дел обучающихся.

4.2. Личное дело на руки обучающемуся не выдается.

4.3. В соответствии с законодательством Российской Федерации, обучающейся имеет право на получение копии любого документа, содержащегося в личном деле, на основании письменного заявления на имя директора колледжа. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом. Оригиналы документов об образовании, полученном в колледже выдаются, обучающемуся после окончания учебного заведения. Передача личных дел директору или заместителю директора через секретаря не допускается.

4.4. Личные дела отчисленных из колледжа в связи с завершением обучения передаются на хранение в архив колледжа.

 

 

 

 

 

 

ПАМЯТКА

о формировании личного дела обучающегося

(для классного руководителя)

 

Ответственность за формирование личных дел абитуриентов возлагается на ответственного секретаря приемной комиссии (в дальнейшем на классного руководителя).

 

1. Ксерокопия паспорта;
2. заявление о приеме;
3. выписка из приказа о зачислении;
4. ксерокопия аттестата;
5. медицинская справка;
6. ИНН, СНИЛС;
7. договор;
8. копия документа, подтверждающая право на льготное поступление, (сироты, дети, оставшиеся без попечения родителей);
9. расписка о приеме документов;
10. личная карточка;
11. характеристика за каждый год обучения;
12. фотография 4 шт.